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Warum eine virtuelle Assistentin Unternehmern beim Durchstarten hilft

Die Welt befindet sich derzeit im digitalen Wandel, was sich immer stärker auch auf das Berufsleben auswirkt. Es werden einerseits traditionelle Arbeitsplätze automatisiert, auf der anderen Seite entstehen neue Arbeitsplätze, die vielen Menschen neue Chancen und Perspektiven geben. So war es noch nie so einfach wie heute möglich, ohne großen Kapitalbedarf eine Selbständigkeit zu beginnen oder ein Unternehmen zu gründen. Wer finanzielle Unabhängigkeit erreichen möchte oder gar reich werden will, der kommt an einer unternehmerischen Tätigkeit – zumindest nebenberuflich – nicht vorbei.

Einen wichtigen Beitrag zum schnellen Wachstum einer Unternehmensgründung leisten hier flexible Arbeitskräfte, die ortsunabhängig und zum großen Teil auch zeitunabhängig tätig sind, gleichzeitig eine hohe Qualität anbieten. Denn wer ausschließlich sämtliche Arbeiten selbst erledigen will, wird recht bald an Grenzen stoßen, auch beim Wachstum der eigenen Firma.

Die Rede ist von sogenannten Virtuellen Assistenten. Was eine Virtuelle Assistentin (abgekürzt auch gerne als VA) überhaupt ist und wie sie dich in einer Selbständigkeit oder als Unternehmer gewinnbringend unterstützen kann, erfährst du in diesem Gastartikel von Jacqueline Willenbrock.

„Nur mit eigener Größe, Mut und Vertrauen, kann man gut delegieren.“
– Unbekannt –

Laut einer Studie des Statistischen Bundesamtes aus dem Jahr 2016 sind in Deutschland über 60% aller Selbstständigen als Einzelunternehmer tätig. Der Großteil von ihnen meistert das eigene Business als „One-Man-Show“ und ist somit für alle Bereiche und Aufgaben zuständig, die in einem Unternehmen anfallen. Dazu gehören bspw. das Marketing, die Buchhaltung, das Büromanagement, Designaufgaben und vieles mehr.

Für die Anstellung einer Assistentin verfügen die sogenannten Solopreneure häufig weder über das notwendige Kapital, noch über die entsprechenden Räumlichkeiten. Immer mehr Unternehmen schauen sich daher nach alternativen Lösungen um und treffen dabei früher oder später auf den Begriff der „Virtuellen Assistenz“. Dieses moderne Berufsfeld erlebt derzeit einen gewaltigen Aufschwung – und das gleich aus mehreren guten Gründen. Was eine Virtuelle Assistentin eigentlich ist, wie du als Unternehmer von einer Virtuellen Assistentin profitieren kannst und wie eine erfolgreiche Zusammenarbeit funktioniert, erfährst du in diesem Artikel.

Virtuelle Assistentin – Was ist das überhaupt?

Eine Virtuelle Assistentin (VA) ist eine selbstständige Unternehmerin, die für ihren Auftraggeber (alle) Aufgaben übernimmt, die ihn von seinem Kerngeschäft ablenken und/oder ihm wertvolle Zeit rauben. VAs arbeiten sowohl nebenberuflich, als auch hauptberuflich. Ihr Tätigkeitsfeld ist sehr breit gefächert – so bieten VAs unter anderem Unterstützung in den Bereichen Korrespondenz, Recherche, Buchhaltung, Übersetzungen, Social Media Betreuung, Transkriptionen, Projektmanagement, Grafikdesign und Webseitenerstellung an.

Vorteile für dich als Unternehmer: Geringere Kosten, Flexibilität & ein freier Kopf

Der Hauptunterschied zu einer „normalen“ Assistentin liegt darin, dass eine VA nicht bei dir im Büro sitzt, sondern virtuell (über das Internet) tätig ist. Die finanziellen Vorteile für dich liegen somit auf der Hand: Du musst weder einen Arbeitsplatz, noch Büromaterialien, Obst oder Kaffee zur Verfügung stellen. Außerdem fallen die fixen Personalkosten sowie die üblichen Abgaben für Steuern und Versicherungen weg.
Da eine Virtuelle Assistentin in der Regel auf Stundenbasis arbeitet, hast du die anfallenden Kosten immer im Blick. Gleichzeitig bezahlst du deine VA ausschließlich für ihre tatsächlich geleistete Arbeitszeit (und nicht für Kaffee- und Raucherpausen oder regelmäßiges Surfen im Internet). Genau wie bei einem normalen Arbeitsverhältnis auch, kann außerdem von vornherein eine Stundengrenze vereinbart werden. Manche VAs bieten Paketpreise mit einem kleinen Rabatt an, sodass sich auch hier noch etwas Geld einsparen lässt.
Ein weiterer Vorteil von VAs ist ihre große Flexibilität. Je nachdem, wie viel Unterstützung du gerade benötigst, steht dir eine Virtuelle Assistentin sowohl für einmalige Projekte, als auch für eine längere Zusammenarbeit zur Verfügung. Darüberhinaus arbeiten einige VAs auch am Wochenende oder sind bereit, zusätzliche Nachtschichten einzulegen, um dir kurzfristig unter die Arme zu greifen.
Da VAs ihrem Herzensbusiness nachgehen, erledigen sie ihre Aufgaben mit überdurchschnittlicher Motivation und sind bestrebt, ihren Kunden den bestmöglichen Service zu bieten. Das geschieht natürlich nicht ganz uneigennützig – denn wie andere Selbstständige auch, profitieren sie von Empfehlungen und einem großen Netzwerk aus zufriedenen Kunden und Arbeitskollegen.
Durch das Outsourcen bestimmter Aufgaben gewinnst du außerdem wertvolle Zeit, die du in dein Kerngeschäft investieren oder für Erholungspausen nutzen kannst. Du kannst deine tatsächliche Arbeitszeit produktiver nutzen und schaffst dir Raum für mehr Kreativität, neue Zielsetzungen und spannende Projekte rund um dein Kernbusiness.

Sollte dein Notebook als Selbständiger oder Unternehmer so ähnlich aussehen, dann ziehe eine virtuelle Assistentin ernsthaft in Betracht. Denn sie kann viele kleine Aufgaben für dich übernehmen.

Wichtige Faktoren für eine erfolgreiche Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistentin ist für viele Unternehmer Neuland. Gerade am Anfang kommen Fragen auf, wie: „Kann ich der Person wirklich vertrauen? Liefert sie die Arbeitsqualität, die ich für mein Business erwarte? Spare ich tatsächlich wertvolle Zeit und Energie?“

Wie bei einem „normalen“ Arbeitsverhältnis auch, sollten deshalb gleich zu Beginn einige essentielle Punkte beachtet werden:

1.) Nimm dir Zeit für die Suche nach deiner geeigneten Virtuellen Assistentin. VAs sind in der Regel auf vielen Social Media Plattformen präsent. Bevor du dich für eine VA entscheidest, solltest du dir zunächst ihre Webseite, ihre Facebook-Fanpage und ihr Instagram-Profil anschauen. Wenn der erste Eindruck dich überzeugt, kannst du mit der VA deiner Wahl einen Termin für ein (in aller Regel kostenloses) Erstgespräch vereinbaren. Hier hast du die Möglichkeit, deiner potenziellen VA auf den Zahn zu fühlen. Du kannst sie nach ihrem beruflichen Werdegang fragen, dich nach ihren Referenzen erkundigen und sie persönlich etwas kennen lernen. Sollte der Sympathiefunke zwischen euch Beiden nicht überspringen, lohnt es sich vielleicht, dich noch einmal nach Alternativen umzuschauen.

2.) Formuliere deine Erwartungen im Voraus so klar wie möglich. Eine VA kann dich nur dann hervorragend unterstützen, wenn sie genau weiß, was du von ihr erwartest. Welche qualitativen Ansprüche hast du an ihre Tätigkeit? Wie soll eure Kommunikation ablaufen? Für welche Aufgaben benötigst du konkret Unterstützung? Suchst du zum Beispiel eine VA, die deine Instagram-Seite betreut? Dann definiere den Umfang eurer Zusammenarbeit vorab möglichst detailliert. Wie viele Beiträge soll deine Virtuelle Assistentin pro Woche für dich veröffentlichen? Welche Länge sollen die Beiträge haben? Soll deine VA darüberhinaus aktiv sein, dein Community Management übernehmen und Instagram-Stories posten? Wenn du Schwierigkeiten hast, den Umfang einzuschätzen, kannst du diese Punkte auch zusammen mit deiner VA durchgehen. Eine klare Absprache ist das A und O für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

3.) Lege (vernünftige) Deadlines fest. Häufig wird von VAs erwartet, dass sie auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Damit die Zusammenarbeit für beide Seiten fair abläuft und deine VA nicht mit Zeitdruck im Nacken ihre Aufgaben erledigen muss, solltest du ihr (wenn möglich) immer etwas zeitlichen Spielraum lassen.

Aufgaben auszulagern und kleinere Aufträge an eine VA abzugeben, ist keinesfalls eine Entscheidung auf Lebenszeit. Sollte die Zusammenarbeit mit deiner VA trotz aller Bemühungen nicht funktionieren, hast du jederzeit die Möglichkeit, euer Arbeitsverhältnis zu beenden und dich nach einer geeigneteren VA umzuschauen oder einfach in deine bisherige Arbeitsweise zurückzukehren.

Jacqueline Willenbrock – Virtuelle Assistentin

Über mich:

Ich bin Jacki, 23 Jahre alt und als Virtuelle Assistentin in den Bereichen Social Media Betreuung (Instagram & Facebook), Korrektorat und Büromanagement tätig. Auf meiner Facebook-Seite und meinem Instagram-Profil erfährst du mehr über mich und mein Angebot. Außerdem findest du dort wertvolle Tipps & Tricks, wie du dein Unternehmen auf Instagram professionell präsentierst und Kunden findest, die perfekt zu dir und deinem Business passen.